¿Cómo la buena planeación se ve reflejada en tu equipo?
Si te has identificado como el dicho: “camarón que se duerme, se lo lleva la corriente”, es porque la buena planeación no ha estado de tu lado.
La planeación es un ejercicio, a medida que lo practiques, más ágil y estratégico serás. Una buena planeación te permite saber: qué puedes mejorar, cómo tomar mejores decisiones y qué debes sumar o modificar en el workflow para que los involucrados puedan hacer y responder cada vez mejor a sus responsabilidades.
Como en todo, sólo hay que saber por dónde comenzar.
Objetivos: ¿por qué y para qué?
Entender el objetivo del proyecto o de la tarea es el punto de partida. El entendimiento no solo es entender qué vamos a hacer, sino entender cuál es el aporte que daremos y si es relevante para nuestros clientes. Este inicio también es fundamental para darle espacio al aporte de ideas. Como manager, me he dado cuenta que cuando mi equipo entiende bien los proyectos, se involucra mucho más y son capaces de aportar más valor, y lo más importante, también se ve reflejado en el resultado final.
Equipo: conócelos bien
Formar un equipo con competencias o habilidades definidas, forma parte de la planeación. Si eres manager, o tienes la fortuna de liderar un equipo, el secreto está en enfocarte en conocer bien a aquellas personas que van a trabajar codo a codo contigo.
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Una vez que conoces y entiendes las habilidades (y debilidades) de cada miembro del equipo, estás siendo estratégico en planeación. Dependiendo del proyecto y del resultado que se busca, puedes decidir mejor y de una manera más objetiva, quién participará, en qué momento, cuál será su responsabilidad, y sobre todo, permitirle tomar decisiones.
Documentación
¡Normalicemos las documentaciones de los proyectos! Gracias a mi experiencia en planeación, puedo decir que documentar un proyecto, te da una gran ventaja en planeación, ya que te anticipas a diferentes escenarios y respaldas mejor el proyecto. Sí, nadie es fanático de hacer documentaciones, pero valdrá la pena.
En la documentación vas directo al grano: resumen del proyecto, objetivos, matriz RACI, lista de tareas (una forma sencilla y rápida de hacer un Gantt), sumamos las expectativas o métricas de los resultados esperados, y finalmente, un apartado para luego agregar los esperados obtenidos.
Al final del día, la intención de una buena documentación es tener una visión 360º del proyecto, y que sirva como antecedente y apoyo para quienes vayan a formar parte de el.
Herramientas
Para fortuna de todos, la planeación no es una práctica solitaria. Las herramientas como Monday, Notion, Teamwork, y muchas más, te harán la vida más sencilla.
Personalmente, soy fan de las herramientas para manejo de proyectos, ya que no solo sirven para mapear tareas y asignar responsables, sino también para darle seguimiento a la productividad (entregas en tiempo y forma) del equipo.
En conclusión, si quieres evitar que la corriente te lleve a ti, a tu equipo y los proyectos, te invito a que practiques con más intención la planeación.
